Como está o controle de estoque de medicamentos da sua farmácia ou drogaria?
Se a sua resposta não foi “perfeito”, talvez você esteja perdendo produtos e, consequentemente, deixando de faturar.
Isso porque um controle de estoque de medicamentos mal feito ou, até mesmo, não feito coloca em risco o fluxo de caixa do seu negócio.
Você já presenciou medicamentos vencidos no seu estoque ou consegue imaginar isso acontecendo em breve?
Se sim, este artigo vai te ajudar a organizar o seu estoque e a manter um controle adequado para evitar a perda de produtos e de lucratividade.
Você ainda vai poder baixar uma planilha de controle de estoque de medicamentos em PDF e conhecer soluções mais simples do que manter tudo na ponta do lápis.
Preencha o formulário abaixo e receba-a no seu e-mail em menos de 1 minuto!
Vamos lá?
Qual a importância de manter uma boa gestão de estoque?
Uma reportagem da BBC News Brasil mostrou que, entre 2014 e 2015, 11 Estados brasileiros jogaram remédios fora.
Esses medicamentos haviam sido comprados pelo Sistema Único de Saúde (SUS) e o desperdício chegou à casa dos 16 milhões de reais.
O motivo desses medicamentos irem ao lixo: armazenagem incorreta e validade vencida. Esses dados foram coletados em um relatório da Controladoria-Geral da União (CGU).
Com isso, levanta-se o questionamento: “os Estados não conseguem realizar um controle de estoque de medicamentos que evite a perda massiva de medicamentos da população e de capital?”
O problema presente aí é a má gestão de estoque e de inventário de medicamentos.
Essa mesma reportagem revela os seguintes dados liberados pelo relatório da CGU:
- entre 2013 e 2014, na Bahia, cerca de 200 mil comprimidos de Olanzapina foram para o lixo por conta da validade vencida;
- no Rio de Janeiro, o mesmo motivo causou a perda de 1.104 frascos de Boceprevir. Cada frasco custa mais de 6 mil reais ao SUS;
- no Amapá, embalagens de suco, água e frutas eram armazenadas nos mesmos refrigeradores que os medicamentos;
- e em Brasília, doses de imunoglobulina humana e outros medicamentos fora para o lixo por armazenagem inadequada.
Ao todo, 11 Estados e o Distrito Federal (DF) jogaram medicamentos fora.
E, para piorar, em 14 Estados os dados dos inventários de medicamentos não correspondiam aos medicamentos que, de fato, estavam armazenados.
Isso significa que medicamentos entraram e saíram dos locais de armazenamento sem que a gestão de estoque fosse realizada. A partir deste ponto, fica impossível manter um controle real e eficiente.
Se um Procedimento Operacional Padrão (POP) tivesse sido seguido, cerca de 16 milhões de reais poderiam ter sido economizados aos cofres públicos.
Tenha um Procedimento Operacional Padrão (POP)
Um POP de drogaria e farmácia é o que garante que todos os seus funcionários realizarão uma tarefa da mesma forma.
Você pode estar pensando:
“Mas qual o problema de cada um ter a sua forma de fazer as atividades?”
Se você pensou nisso, volte no tópico anterior e veja, novamente, quantos milhões de reais em medicamentos foram desperdiçados pela forma que cada um tinha de fazer suas atividades.
Seguir um Procedimento Operacional Padrão garante que as atividades alcancem um resultado positivo ao seu negócio.
É, inclusive, por isso que a apresentação de POPs junto ao Manual de Boas Práticas Farmacêuticas (MBP) é obrigatória na hora de solicitar a Autorização de Funcionamento de Empresa da Anvisa (AFE Anvisa).
Quer receber um POP de drogaria pronto em PDF?
Então preencha o formulário abaixo. Depois, é só editá-lo conforme as necessidades e especificidades do seu estabelecimento!
Agora você já conhece os riscos que corre por não ter um controle de estoque de medicamentos eficiente e o que é preciso para padronizar essa gestão.
Então, que tal entender como manter o inventário de medicamentos da sua farmácia longe de erros e desperdícios?
Como controlar um estoque de medicamentos?
Acompanhe nossas 8 dicas para um estoque perfeito!
1. Atenção total na entrada de mercadoria
Na hora de gerenciar o seu estoque de medicamentos, o primeiro ponto a ter completa atenção é a entrada de mercadorias.
É preciso conferir toda a mercadoria no ato de recebimento. Você precisa ter certeza de que todos os produtos e quantidades descritas na Nota Fiscal (NF) chegaram sem problemas.
Se algum item estiver errado ou faltando, só assine o recebimento quando tudo estiver resolvido.
Lembre-se que um medicamento só pode ser estocado quando ele for OFICIALMENTE recebido.
Isso pode ser feito com a ajuda de uma planilha de controle de estoque em papel ou através de um bom sistema de farmácia que ofereça essa funcionalidade.
Confira nossas indicações de sistemas ERP para farmácia preenchendo o formulário no começo deste artigo. Clique aqui para ir até ele.
2. Faça inventários de medicamentos periodicamente
O inventário é a única forma que você tem de controlar seu estoque de medicamentos e demais produtos.
Por isso, é importante programar inventários periódicos para fazer um levantamento completo do seu armazenamento.
Você pode selecionar um atendente ou balconista de farmácia que a cada 15 ou 30 dias faça um inventário completo para evitar a perda de produtos e lucratividade.
3. Controle as datas de validade e os lotes dos medicamentos
Essa dica vale para as duas anteriores. No ato da entrega e no inventário é necessário conferir lotes e vencimentos dos medicamentos.
Se o vencimento de algum produto estiver próximo, você já sabe quem será vendido. Mas ATENÇÃO:
Não venda medicamentos vencidos ou com vencimentos próximos onde o tratamento não possa ser finalizado.
Essa prática é ilegal e configura crime como previsto na Lei 8.78/90 do Código de Defesa do Consumidor (CDC).
O próprio Conselho Regional de São Paulo (CRF-SP) orienta o seguinte:
“[…] conforme disposto na Resolução da Diretoria Colegiada da Anvisa nº 44/09, a política do estabelecimento em relação aos produtos com o prazo de validade próximo ao vencimento deve estar clara a todos os funcionários, descrita no Procedimento Operacional Padrão – POP e prevista no Manual de Boas Práticas Farmacêuticas – MBP, devendo o usuário ser sempre informado quando for dispensado produto com prazo de validade próximo ao seu vencimento, sendo, no entanto, proibido dispensar medicamentos cujo tratamento não possa ser concluído ainda dentro do seu prazo de validade.”
Departamento de Orientação Farmacêutica CRF-SP
4. Verifique e liste os medicamentos com maior e menor número de vendas
Sabendo quais são os medicamentos que você mais vende e os que menos vende, é possível ter um maior controle do seu estoque.
Isso porque você evita comprar uma quantidade grande de medicamentos com baixa rotatividade. E, também, evita ficar sem estoque e perder vendas.
Se um cliente tiver que ir à outra farmácia porque você não tem o medicamento que ele precisa, você perdeu uma chance de fidelizá-lo.
Essa dica também é importante para manter em vista a validade dos produtos com menos vendas.
5. Aplique tudo isso aos demais produtos
Nosso foco pode até estar no controle de estoque de medicamentos, mas esses não são os únicos produtos que você não quer desperdiçar, né?
Então, aplique todas essas dicas nos produtos de higiene pessoal, perfumaria, cosméticos, correlatos, linhas infantil e melhor idade etc. Todos os seus produtos devem ser verificados.
Mas não é só isso. Existem outros itens que não são produtos que você vende, mas também não podem faltar no seu estoque.
Você consegue adivinhar quais são?
Sacolas, embalagens, bobinas térmicas para ECF, itens para aplicação de injeções e vacinas, cartões de visitas, panfletos e demais produtos utilizados na atenção farmacêutica.
Tudo aquilo que permite a sua operação e que funciona como marketing para o seu ponto comercial também deve ser rigorosamente controlado.
6. Foque em ter um bom relacionamento com seus fornecedores
Ter um bom relacionamento com a sua distribuidora é essencial para o perfeito controle de estoque de medicamentos.
Através de uma relação amigável, eles podem receber o seu pedido com mais urgência caso você fique sem algum produto de alto giro e precise de reposição imediata.
Manter uma relação boa com as distribuidoras só tende a promover o seu faturamento, pois elas podem te ajudar a traçar metas individuais e conjuntas.
E, além disso, podem te ajudar com ações promocionais se estiver precisando aumentar o giro de algum produto.
3 fatores muito importantes que você precisa verificar na hora de negociar com distribuidoras (e que impactam essa relação) são:
- a política de trocas de medicamentos e mercadorias;
- os prazos de entrega;
- e as condições de pagamento.
Para saber como negociar com distribuidoras de medicamentos, clique no botão abaixo:
7. Invista na tecnologia, use um sistema para farmácia
Quando você está com todos esses processos padronizados, chegou a hora de você contar com a tecnologia!
Um bom sistema para farmácia (um Sistema integrado de Gestão – ERP) é capaz de otimizar os seus processos para torná-los mais rápidos e eficientes.
O inventário realizado na planilha de controle de medicamentos física (de papel) é ótima para instaurar um procedimento operacional padrão, mas chega um ponto em que esse processo precisa ser otimizado.
Afinal, nenhuma gestão quer que um controle de estoque dure 3 dias, né!?
Para poder acelerar os seus procedimentos sem perder a qualidade, você precisa investir em um software capaz de realizar diversos cálculos e transmiti-los, automaticamente, a outros setores da farmácia.
Felizmente, o mercado de SaaS (software como serviço) já conta com diversas empresas focadas em solucionar a rotina farmacêutica.
Um bom sistema de ERP conta com as seguintes ferramentas para facilitar a sua gestão farmacêutica:
Ferramentas simples do sistema para farmácia
- Consulta de vendas e operação de caixa;
- principais relatórios de vendas, receitas, infográficos, custos, estoque, receitas etc.;
- gráficos de atendimentos baseados em memória de vendas de acordo com cadastros de clientes;
- cadastro de farmacêutico, balconistas e clientes;
- relação de contas a pagar;
- cadastro de produtos e suas categorias;
- relação de estoque; e
- fechamento de convênios de saúde, crediários próprios da loja etc.
Ferramentas avançadas do sistema para farmácia
- Programa Lista Farmácia Popular do Brasil;
- emissão, consulta e gráfico de NF-e / NFC-e (notas fiscais e cupons eletrônicos);
- associação com o Portal do PBM;
- programas de Benefícios em Medicamentos;
- integração com o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED);
- associação com o Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (Sintegra);
- integração com PMC’s em geral ou Tabela CMED;
- geração, transmissão e gerenciamento dos arquivos SNGPC – ANVISA;
- integração de lojas e PDVs;
- controle financeiro
- demonstrativo de Resultados de Exercício, fluxo de caixa detalhado, conta corrente e gerenciador de cartões (DRE);
- apuração de impostos (Pis/Cofins);
- manifestação e importação de notas fiscais da farmácia com praticidade e segurança.
- armazenamento de Receita digital;
- e recarga de Celular.
Portanto, busque uma empresa que traga as melhores ferramentas no seu ERP e tenha uma capaz de realizar o inventário de medicamentos da sua gestão de estoque.
Para conhecer a nossa lista com os melhores ERPs, clique no botão abaixo para ir ao nosso artigo sobre sistemas de farmácia e baixá-la.
Vale ressaltar também que dezenas desses sistemas já contam com a integração ao sistema de lojas virtuais para delivery de farmácias da MyPharma.
8. Integre o estoque da sua loja física e online
Este ponto faz parte do anterior, mas merece um destaque especial.
Na hora de escolher um sistema para farmácia, foque naqueles que permitam a integração com sistemas de lojas virtuais e delivery de farmácia.
O ponto que precisa ser observado aqui é se o inventário atualiza o estoque da loja física e virtual e se o sistema atualiza ambos os formulários, independentemente do meio onde ocorreu a venda.
Isso é importante porque um sistema que não realiza essa integração pode deixar seu estoque online disponível enquanto sua loja física já vendeu tudo.
E opte, também, por sistemas de lojas virtuais que se integrem com o seu ERP.
Nisso você pode contar com a MyPharma!
Nosso sistema de loja virtual para farmácias e drogarias se integra ao seu estoque para evitar falhas na hora das vendas.
Além disso, você conta também com:
- uma base completa com mais de 40.000 itens já cadastrados e pronto para a venda;
- uma loja virtual responsiva (adaptável a aparelhos móveis) e 100% customizável;
- configurações de entrega e retirada no balcão;
- gestão de catálogo;
- relatórios completos e muito mais!
Clique no vídeo abaixo e veja o que a MyPharma pode fazer por você!
.
Orientações para um estoque de medicamentos
Confira como armazenar alguns medicamentos para evitar a perda por vencimentos e armazenamento inadequado:
- guarde-os em uma posição que permita uma fácil identificação dos medicamentos;
- só destrua medicamentos vencidos e dê baixa do estoque após eles serem oficialmente inseridos no registro pelo farmacêutico responsável;
- guarde-os em local que não receba luz solar;
- afaste os móveis das paredes e nunca coloque produtos no chão;
- mantenha esse ambiente livre de pó, lixo e animais.
Sobre o controle de estoque de medicamentos imunobiológicos:
- mantenha-os livre de qualquer contato com a luz;
- medicamentos oncológicos e anestésicos precisam ter atenção redobrada porque qualquer problema no armazenamento pode modificar os efeitos dos medicamentos nos pacientes.
Sobre o controle de temperatura:
A temperatura de geladeira de medicamentos também precisa ser rigorosamente controlada porque qualquer alteração pode modificar os efeitos dos remédios.
Sobre isso, o Ministério da Saúde recomenda que os aparelhos refrigerados tenham sistemas de alarme caso a variação de temperatura fuja à norma.
Você pode conferir todas essas indicações para a armazenagem adequada no nosso POP de drogaria pronto para download!
Clique no botão abaixo para conferir:
Conclusão sobre controle de estoque de medicamentos
Agora, você já tem todas as informações que precisa para ter um controle de estoque de medicamentos à prova de falhas.
Lembre-se que se utiliza uma planilha de controle de estoque em pdf para começar a padronização do processo.
Mas, um sistema ERP com essas funcionalidades será necessário se você quiser acelerar esses processos sem perder qualidade e segurança nos seus dados.
Para conferir os sistemas que indicamos e aqueles que integram com sistemas de loja virtual e delivery de farmácia, clique aqui.
Hey! Você gostou deste conteúdo? Então compartilhe com seus amigos. Isso nos ajuda a continuar produzindo conteúdos de qualidade que melhoram o dia a dia da sua farmácia!