Administrar as diferentes áreas que compõem um negócio farmacêutico não é uma tarefa fácil. Documentos, legislação, vendas, receitas, despesas, estoque, fluxo de caixa, conciliação bancária, gestão de colaboradores e clientes… São muitos processos e informações que, para fluírem sem confusões ou prejuízos, necessitam de um bom sistema para farmácia.
Você ainda faz os gerenciamentos da empresa no caderninho, Word ou planilha? Já pensou em adquirir um software que esteja de acordo com as melhores e mais necessárias práticas de gestão para farmácia?
Não se esqueça da frase: O mundo está nas mãos de quem inova!
Acreditamos que sim! Afinal, contar com um software para farmácia é, acima de tudo, estar na frente quando os assuntos são: evolução, organização e excelente nível empreendedor.
A boa notícia diante de tudo isso é que o mercado está cheio de soluções e você só precisa escolher a alternativa mais adequada para seu negócio!
Calma! O assunto “sistema para farmácia” é de fato um tanto complexo. No entanto, certamente, depois da leitura do nosso conteúdo, tudo ficará mais claro!
Neste artigo, você irá compreender o que é ERP, como esta solução pode beneficiar o seu negócio e como avaliar as opções na hora de escolher o melhor software para sua farmácia ou drogaria.
ERP, sigla para Enterprise Resource Planning, traduzida, significa Planejamento de Recursos Corporativos. Trata-se de um software que integra todas as soluções digitais de gestão em uma única plataforma.
Com um sistema ERP, todas operações da empresa são agregadas em um ambiente digital, eliminando a necessidade de utilizar softwares separados para cada processo. Assim, é possível catalogar diferentes dados em um único local, desde o registro de clientes e funcionários até o pagamento de salários e impostos.
Então, fica mais fácil fazer a comunicação entre as diferentes áreas da empresa. Recursos humanos, contabilidade, vendas e marketing, por exemplo, têm acesso aos dados registrados na plataforma, aperfeiçoando o fluxo de informações.
O sistema ERP é dividido em módulos diferentes. Cada um é destinado a um processo específico, funcionando, portanto, para uma das áreas da empresa.
Também vale mencionar que a solução ERP pode funcionar a partir de um servidor dentro da própria empresa, da armazenagem na nuvem ou, então, de uma combinação desses modelos.
Além disso, o sistema ERP pode ser um programa completo, que abrange tudo, ou um ambiente desenvolvido para integrar outros softwares.
Aqui estamos falando de soluções para gestão de recursos humanos, contabilidade, vendas, marketing, produção, estoque… Enfim, tudo o que deve ser controlado é dividido em módulos, que interagem entre si.
A implantação de um sistema influencia diretamente na gestão de farmácia. Isso, pois ferramentas (que mencionamos logo abaixo) não só aprimoram atividades de administração, mas facilitam o dia a dia de gestores e farmacêuticos.
Confira abaixo ferramentas de sistema, básicas e avançadas, que ajudarão você na gestão de farmácia.
Em primeiro lugar, o sistema de farmácia permite gerenciar um negócio com comodidade e segurança de informações, através de um painel de gestão que integra as diferentes áreas da empresa, instalado em um computador, notebook ou até mesmo um tablet.
Elencamos abaixo as ferramentas básicas e avançadas que fazem parte/são oferecidas em softwares para farmácia. Confira a listagem!
Emissão, consulta e gráfico das notas fiscais emitidas pela farmácia. Ou seja, o software promove o controle de atividades relacionadas a notas fiscais e cupons eletrônicos.
Por exemplo: programa de fidelidade, programa empresarial, convênios, etc.
Sistema Público de Escrituração Digital e Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços.
Geração, transmissão e gerenciamento dos arquivos SNGPC para ANVISA.
Por exemplo: drogaria, manipulação e loja virtual integradas, proporciona mais praticidade nas vendas e controle dos produtos.
Demonstrativo de Resultados de Exercício, fluxo de caixa detalhado, conta corrente e gerenciador de cartões.
Apuração correta de impostos, evitando tributos em duplicidade de produtos monofásicos — Pis/Cofins — e geração de SPED fiscal e Sintegra.
Manifestação e importação de notas fiscais da farmácia com praticidade e segurança.
Lembrando que no sistema para farmácia, apenas algumas ou todas as ferramentas que mencionamos acima, podem estar integradas em uma única plataforma, prática e dinâmica.
Atualmente, é praticamente impossível controlar vendas, receitas, despesas, estoque e outros dados e processos de uma empresa utilizando um caderno de anotações, planilhas e outros meios retrógrados de controle empresarial.
Proprietários que ainda fazem uso destes métodos, possivelmente, não tiveram acesso aos meios digitais, portanto, não sabem como um software para farmácia pode facilitar a rotina, diminuir o tempo gasto com controles financeiros e aumentar os rendimentos em um negócio.
Mas qual é, de fato, a importância de implantar um sistema para farmácia?
Para responder esta pergunta, abaixo, elencamos uma série de vantagens que o ERP promove no dia a dia das farmácias:
Em primeiro lugar, um dos principais benefícios do sistema para farmácia é a economia de tempo que ele gera para a empresa.
Isso ocorre, pois os processos burocráticos ficam mais organizados e automatizados, proporcionando mais agilidade para os profissionais realizam as atividades de gestão no dia a dia.
A integração de informações em um local único também é um fator importante, já que permite a eficiência dos processos entre os setores, fazendo com que tudo flua de forma muito melhor.
Com o tempo, o resultado disso é o aumento da produtividade dos funcionários e gestores da empresa, garantindo entrega de serviços conforme os prazos estabelecidos e, consequentemente, gerando mais lucro.
Com o ERP, os processos ficam padronizados, pois são feitos na mesma plataforma.
Como resultado, não é mais necessário ter inúmeros softwares na empresa. Todos os departamentos utilizam uma ferramenta única, tornando as atividades mais dinâmicas e melhorando a comunicação interna.
A integração de dados em uma plataforma e os relatórios gerados através de um sistema para farmácia, permitem que a direção da empresa tome decisões mais assertivas no dia a dia.
Além disso, com as informações registradas, é possível criar relatórios atualizados a respeito de cada área da empresa.
As informações facilitam as avaliações dos indicadores de desempenho, diagnósticos dos setores e detalhes dos resultados da empresa.
Em resumo, os gestores podem contar com uma base mais firme para tomar decisões inteligentes e direcionadas.
Um benefício deste quesito, é a redução de erros de gestão. Por exemplo: a partir dos dados de venda, é possível concluir quais medicamentos são vendidos em maiores quantidades e realizar compras assertivas, sem correr o risco de perder lucratividade ou mercadorias, devido à baixa busca e, consequentemente, falta de giro no estoque.
Assim como auxiliam na tomada de decisões no cotidiano empresarial, os dados são importantes para que a liderança possa criar estratégias futuras. Isso porque a análise das informações permite fazer um mapeamento completo do negócio.
O gestor pode, então, identifica fraquezas, competências e oportunidades da empresa.
Além disso, também terá mais facilidade ao estruturar um planejamento estratégico para conquistar os objetivos da farmácia, seja ele alcançar mais clientes ou aumentar a produtividade da equipe, por exemplo.
Quando falamos em dados da empresa, ter segurança no armazenamento é fundamental. O ERP é uma ótima alternativa para isso, pois protege a informação na hora do tráfego entre o computador e o servidor.
Além disso, com os softwares para farmácia, é possível controlar quem tem acesso a determinados dados.
Isso, porque os sistemas possuem ferramentas que permitem a criação de perfis de usuários, com diferentes tipos de permissões de acesso. Portanto, na empresa, o gestor que determina quem poderá acessar informações, de acordo com sua função.
Outro benefício é a redução dos custos operacionais, que se automatiza com o ERP. Com isso, as rotinas da empresa tornam-se mais produtivas e resultam em um saldo positivo no fim do mês.
Além disso, os funcionários desenvolvem atividades burocráticas em menos tempo e com maior assertividade. Assim, portanto, podem se dedicar a tarefas mais estratégicas, capazes de gerar valor ao cliente e não apenas trabalhar para a manutenção dos processos da empresa.
Agora que você já entendeu o que é um ERP, é hora de encontrar a solução mais adequada para sua empresa.
Neste ponto, vale lembrar que diferentes empresas têm diferentes níveis de complexidade e, portanto, o mesmo sistema de gestão não se aplica a todas elas — Falaremos mais sobre sistemas específicos para o ramo de farmácias abaixo.
Para facilitar a escolha do melhor ERP para sua farmácia, preparamos algumas dicas.
Em primeiro lugar, é indispensável que o gestor saiba o que quer de um sistema para farmácia, o que deseja realizar através de um software e o que é realmente necessário para sua empresa.
Em segundo lugar, depois de identificar as necessidades do negócio, analise as funcionalidades dos sistemas para farmácia.
É comum que os gestores sejam atraídos por soluções que apresentam funções mais complexas, mas quais ferramentas serão, de verdade, sempre úteis para o cotidiano da empresa? Faça esta reflexão.
Portanto, prefira os softwares com funcionalidades adequadas às suas necessidades e interesses. Tendo em mente, também, que o ideal é utilizar o sistema por muitos anos.
Se você não tem funcionários, ou eles são poucos, um sistema simples e na nuvem é excelente para as suas necessidades. Mas se sua farmácia cresceu e conta com vários setores, o número de processos a serem controlados e registrados aumenta. Portanto, talvez seja necessário um sistema com ferramentas mais abrangentes.
Portanto, avalie as diretrizes e demandas de sua empresa antes de contratar um sistema para farmácia.
Outro ponto que deve ser avaliado antes de escolher um ERP é como sua implantação irá interferir na farmácia.
Avalie o que será necessário para implantá-lo na empresa, afinal, ele vai impactar diretamente o fluxo de trabalho dos funcionários e as operações da empresa como um todo.
Será preciso, por exemplo, contratar uma empresa para fazer a inserção do software? Os colaboradores deverão passar por um treinamento e capacitação a fim de aprenderem a lidar com o sistema?
A partir desse diagnóstico, procure conhecer cada possibilidade que os diferentes tipos de ERP oferecem.
Este ponto pode ser crucial na hora de escolher de um software para sua farmácia. E já adiantamos: é importantíssimo identificar um limite de investimento para o ERP.
Definir um orçamento será útil na hora de avaliar as opções oferecidas no mercado, analisar quais soluções possuem melhor custo–benefício e estão de acordo com a realidade financeira da sua empresa.
O custo desse tipo de sistema pode variar bastante. Normalmente, personalização e customização da ferramenta são fatores que encarecem o preço final.
Portanto, tudo depende da necessidade da farmácia.
Nossa instrução, é que faça uma pesquisa e procure as soluções que melhor se encaixam em seu orçamento.
Depois que o sistema for implantado, procure manter atualizados os indicadores de performance, a fim de avaliar se o ERP está trazendo mudanças positivas, ou se apresenta falhas na utilização. Peça um feedback dos funcionários, pois eles observarão na prática a eficiência da ferramenta.
Se o sistema não estiver funcionando da maneira esperada para o seu negócio, não tenha receio de testar novas opções.
Preparamos um questionário que ajudará você a identificar o melhor sistema para sua farmácia.
Para que o sistema promova a boa gestão da farmácia, é preciso mensurar os principais departamentos, as áreas que regem o desenvolvimento do negócio e a própria empresa.
Como mencionamos acima, é comum que gestores fiquem atraídos por softwares que oferecem ferramentas complexas. Mas, em alguns casos, não é o complexo que atenderá as necessidades da empresa.
Além disso, o mais importante: diferentes empresas exigem sistemas específicos, sempre adequados aos seus seguimentos. Portanto, não é qualquer sistema que trará benefícios à sua farmácia.
A realidade de uma farmácia é bastante distante da de uma loja de vestuário ou de um supermercado, concorda? Cada tipo de negócio tem necessidades próprias e é por isso que um software que não foi pensado exclusivamente para a área farmacêutica, não é uma opção adequada.
Sabendo disso, busque por soluções direcionadas ao seguimento farma e invista em sistemas focados, de preferência, que ofereçam ferramentas úteis à empresa a curto, médio e longo prazo.
Você já ouviu falar em UX? “UX” é a sigla para User eXperience – em português: experiência do usuário. Trata-se do conjunto de elementos e fatores relacionados à interação do usuário com um determinado produto, sistema ou serviço, cujo resultado gera uma percepção positiva ou negativa.
Pensar na experiência de uso que o sistema irá promover a você, seus colaboradores e a própria farmácia deve ser um fator considerado. Afinal, o papel do software é facilitar e melhorar a gestão, não complicar tudo… não é?
O especialista em Gestão de Farmácia, Fábio Centeno, afirma que até 60% dos resultados positivos de um negócio farmacêutico pode estar diretamente associado ao sistema. No entanto, adverte que é importante contar com um software de qualidade, que promova a boa usabilidade e exclua possibilidades de problemas em seu funcionamento.
Confira aqui o vídeo na íntegra.
Fábio Centeno, especialista em gestão farmacêutica, explica a importância do sistema para farmácia.
A lista de sistemas de farmácia a seguir foi montada de forma absolutamente imparcial, com base em:
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