6 Passos de Como Administrar uma Farmácia

6 Passos de Como Administrar uma Farmácia

Diariamente, administradores de grandes, pequenos e médios negócios da área farmacêutica lidam com a gestão em farmácia, ouvem a respeito do conceito e precisam praticar, mas a verdade é que nem todos os gestores sabem como administrar uma farmácia

Como Administrar uma Farmácia

Em primeiro lugar, quando o assunto é empreender, a administração é absolutamente tudo.

A gerência de uma empresa engloba muitas tarefas: desde o planejamento, gestão de pessoas, projetos, de conhecimento, sustentabilidade, valores, políticas da empresa, gestão financeira… Até inserir-se na tecnologia.

Embora a importância de saber como gerir uma farmácia seja óbvia, muitos empresários ainda pecam nesse ponto e comandam suas empresas de maneira amadora e intuitiva.

Para ser um gestor de varejo farmacêutico, além de um alto nível de conhecimento e profissionalização, é preciso analisar minunciosamente todos os pontos responsáveis pela permanência e rendimento da farmácia. E isso só é possível, seguindo os passos que apresentamos logo abaixo.

Então, vamos lá?

Boa leitura!

6 Passos infalíveis para uma boa administração de farmácias e drogarias

É comum que proprietários de farmácias sejam farmacêuticos.

Infelizmente, a maioria das grades curriculares dos cursos de farmácia, não abordam gestão em farmácia.

Sim, fazer a gestão de uma farmácia vai muito além do conhecimento técnico farmacêutico. Confira abaixo 6 dicas que servirão como guia para gestão da sua farmácia.

1. Dominar o negócio é essencial para administrar uma farmácia

Primeiramente, para gerir uma empresa, você precisa ter propriedade sobre ela. E não estamos falando de ser dono do negócio…

Conhecer os pontos fortes e fracos de sua farmácia, fará com que a condução da mesma seja mais assertiva e eficaz, inclusive, na hora de traçar as estratégias.

E como faço para conhecer o meu negócio?

O primeiro passo é desenvolver um diagnóstico de sua empresa.

Sabe quando vamos ao médico e realizamos um check-up completo? Então! É exatamente isso, porém, o paciente da vez é a farmácia!

Encontre ou defina o campo de atuação, qual é o mercado, quem é o público, a missão, visão e valores da farmácia.

Em seguida, defina em que a farmácia se destaca, é competitiva e elenque quais são os pontos mais fortes da mesma. Depois disso, veja também onde há pontos fracos a melhorar…

E não se esqueça! Administrar uma farmácia também envolve o conhecimento de quais categorias de produtos devem ser melhoradas. Isto é, seja pela aquisição da quantidade correta de estoque ou na disposição do produto no Ponto de Venda (PDV), em negociar as melhores condições com distribuidores de medicamentos para garantir um desconto atrativo ao seu consumidor ou em deixar de adquirir o produto porque o cliente não compra…

2. Organize a farmácia para um bom gerenciamento

A regra é clara: ordem = boa fluidez e maiores rendimentos para a farmácia.

Administrar com eficiência, exige organização!

Organizar o PDV permite projetar o futuro, as questões de estoque, sazonalidade, quanto os clientes pagariam por aquilo que sua farmácia vende, entre outros pontos decisivos para o sucesso do negócio.

Além disso, através da organização, é possível:

  1. Direcionar melhor os recursos para o bom gerenciamento da farmácia;
  2. Otimizar custos e preços;
  3. Planejar estratégias de marketing;
  4. Atrair clientes.

E como fazer para deixar tudo em ordem em minha farmácia?

1. Comece pelo estoque

Estoque organizado evita a perda de produtos e facilita o controle de vendas.

2. Organize o financeiro

Você pode até conduzir uma farmácia sem que haja ordem e controle financeiro. No entanto, a administração será de péssima qualidade e as chances do negócio ruir são grandes. Portanto, organize seu financeiro!

3. Organize o PDV

PDV organizado é atraente para o cliente, confortável para os colaboradores e lucrativo para a administração. Tudo isso resulta em mais vendas e avanço para a farmácia.

4. Leia nosso artigo que ensina como organizar uma farmácia de forma prática e eficaz!

3. Tenha em mente os principais pontos de como administrar uma farmácia

Vendas 

Implemente técnicas eficientes para aumentar as vendas.

Comunicação

Compreende cuidar dos aspectos comunicacionais internos e externos da farmácia. Portanto, administre:

  • A comunicação interna da equipe;
  • A identidade visual do PDV;
  • As propagandas da farmácia (internas, externas, na internet).

Para se atualizar:

Legislação

Esteja de acordo com a legislação!

Lembrando que a gestão completa e segura de farmácias envolve também o cumprimento das exigências da ANVISA (Agência Nacional de Vigilância Sanitária).

Para se atualizar:

4. Faça a gestão tributária da farmácia

A gestão tributária assegura uma boa administração do negócio, interpretação e cumprimento exato das leis, o pagamento correto dos impostos e, em muitos casos, a redução da carga tributária.

Ou seja, ela envolve o controle correto das entradas e saídas financeiras e de produtos, o acompanhamento da legislação federal, estadual e municipal e as adequações necessárias para atender a todos os requisitos impostos por essas regulamentações.

Dentro da gestão tributária para farmácias, estão inseridos dois conceitos:

  • Planejamento financeiro para farmácia
  • Tributação para farmácias

Planejamento financeiro

Gerir finanças informalmente ou de maneira intuitiva é um erro grave, gera transtornos e pode levar empresas ao fim.

Em alguns casos, o maior pecado de donos de farmácias é exatamente o fato de não haver uma gestão contábil e financeira cautelosa. Portanto, é necessário visualizar cada despesa de maneira detalhada, acompanhar a fundo a receita total e analisar os lucros líquidos. 

O controle do fluxo de caixa, ou seja, de todo o dinheiro que entra e sai da empresa, é fundamental para garantir que a administração da farmácia seja executada. Sem planejamento financeiro, controle de ganhos e de despesas, o negócio não pode ser lucrativo.

Fazer planejamento financeiro manualmente é humanamente possível, mas, se você está aqui e quer saber como administrar uma farmácia, sabe que isso é altamente perigoso. 

Além da possibilidade de erros manuais, o processo fica limitado e a chance de não alcançar o resultado esperado é grande. 

Atualmente, existem sistemas e softwares para farmácia criados especialmente para ajudar os gestores a terem uma visão ampla e precisa de suas lojas. Investir nisso é uma boa opção.

Além disso, preparamos algumas dicas para que comece agora mesmo a gestão e planejamento financeiro de sua farmácia:

  • Adote a conciliação entre software de gestão financeira e aspectos bancários; 
  • Categorize adequadamente as despesas para que, então, tenha um plano de contas organizado;
  • Analise o peso que as categorias de despesas têm sobre o faturamento total de sua farmácia, acima de tudo, verificando a relevância e a necessidade de cada uma.

Gestão tributária para farmácia e drogaria

Tão importante quanto o planejamento financeiro, está o controle contábil, fiscal e de tributos para gestão de farmácia.

Isso, porque o planejamento e recolha os impostos em dia, evita cobrança de multas e é capaz de definir o sucesso ou fracasso de farmácia, tanto em aspectos legais, quanto de atuação e permanência no mercado.

Além disso, a gestão tributária compreende o atendimento de todas as exigências fiscais como, por exemplo: geração de SPED Fiscal e Contribuições, NF-e, NFC-e e SAT.

5. Utilize tecnologia para administrar uma farmácia

Como já comentamos acima, há diversos sistemas para farmácia disponíveis no mercado que ajudam neste trabalho.

Informações de vendas (por exemplo: geral e de categorias; histórico de vendas), campo para cadastro de clientes e espaço para controle de estoque, são algumas das funcionalidades essenciais para o gestor cumprir o seu papel. Tudo isso é possível com tecnologia!

Atualmente, é impossível ser competitivo e fazer uma gestão de alta qualidade sem ter como aliada a tecnologia

Portanto, softwares B.I. (Business Intelligence) e ERPs (Enterprise Resource Planning) são as ferramentas chaves para que o gestor tenha a capacidade de tomada de decisão com maior assertividade e integre os setores da farmácia (por exemplo: vendas, compras, estoque, caixas, crediário, contabilidade, financeiro e administrativo).

Como a tecnologia auxilia na gestão de farmácia

Em resumo, com a automação é possível: 

  1. Facilitar a geração de pedidos Eletrônicos (PE);
  2. Tornar a emissão de NFs mais prática e rápida; 
  3. Ter acesso aos Planos de Benefícios de Medicamentos (PBM) como o Portal da Drogaria, Farmácia Popular e SNGPC;
  4. Controlar todas as receitas e despesas da farmácia;
  5. Implantar técnicas de precificação modernas — consequentemente, estar à frente no mercado, com melhores modelos concorrenciais.

E como aderir à tecnologia?

Clique aqui e saiba qual é o melhor sistema para a sua farmácia!

6. Invista em conhecimento para administrar uma farmácia

Conhecimento gera sabedoria. Sabedoria é o que transforma simples gestores em grandes administradores de sucesso.

A boa gestão do PDV requer do gestor, cada vez mais, conhecimento, empenho e apoio de soluções tecnológicas. É preciso aplicar estratégias de negócios diferenciadas para vencer a concorrência e tornar sua farmácia competitiva no mercado.

Investir em conhecimento, seja no segmento em que você atua ou na própria gestão, é o ponto alto para ser um bom líder e alcançar os melhores resultados.

É preciso ter os números da farmácia nas mãos, mas a capacidade de pensar sempre à frente do seu concorrente, com propriedade que só o conhecimento garante, é o que trará mais firmeza e eficiência a gestão. 

Bônus: Qual o lucro de uma farmácia pequena?

A dúvida sobre qual o lucro de uma farmácia pequena ou média costuma ser comum.

Lucro de uma farmácia pequena

Com toda certeza, a margem de lucro de uma farmácia pequena vai depender do bom gerenciamento da sua farmácia. De qualquer forma, conseguimos traçar uma média aqui.

Para o varejo de farmácias, sobretudo pequenas e médias, o lucro está em algo entre 6 e 15%, podendo ser mais que isto para farmácias com ótima gestão.

Conclusão

Após a leitura deste artigo, esperamos que você: 

  • Invista continuamente no aprimoramento de processos em todos os setores da farmácia; 
  • Compre melhor; 
  • Mantenha o estoque ideal; 
  • Faça uma gestão de mix de produtos mais próxima possível com a demanda do seu público-alvo e posicionamento da empresa; 
  • Tenha uma excelente gestão contábil, 
  • Busque processos de vendas diferenciados;
  • Promova a excelência em atendimento e serviços farmacêuticos.

Como podemos ver, administrar uma farmácia com perfeição não é um mistério ou algo impossível.

Acima de tudo, gerir com excelência, deve fazer parte da rotina da empresa, mantendo sempre o foco em otimizar processos para obter lucros. Afinal, saber como administrar uma farmácia, além de representar os primeiros passos para o sucesso, é o próprio caminho para ele.

Invista na nesses trabalhos e, então, chegará ao topo!


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