Como Organizar uma Farmácia – Do PDV ao Financeiro

Como Organizar uma Farmácia – Do PDV ao Financeiro

Saber como organizar uma farmácia é um importante passo para melhorar a imagem do ambiente físico, facilitar a administração da drogaria e promover o bem-estar do cliente dentro de seu estabelecimento.

Em um mercado cada vez mais competitivo manter prateleiras organizadas, medicamentos bem dispostos e produtos sempre visíveis são ações que contribuem positivamente para sua farmácia, afinal, junto à ordem estão os conceitos de qualidade, credibilidade e praticidade, essenciais para o bom andamento de qualquer negócio.

Entender como organizar uma farmácia e pôr tudo em ordem, de fato, não é uma tarefa simples, exige dedicação e uma mãozinha de quem entende do assunto.

Como estamos aqui para isso, preparamos um artigo sobre organização de farmácias e drogarias para que você compreenda e possa praticar.

Confira, vá ao trabalho e bons resultados!

Como organizar uma farmácia?

Para iniciar os trabalhos de organização na farmácia, pense em uma espécie de faxina e arrumação.

Como em toda faxina, é importante limpar aquilo que é desnecessário. Semelhante ao que se vê na arrumação de um ambiente, é preciso colocar cada objeto em seu respectivo lugar.

Organizar a farmácia significa deixá-la mais limpa, em ordem, atraente e confortável. Para isso é necessário planejar, inovar e executar.

Abaixo apresentamos algumas dicas para que comece a organizar sua drogaria!

  1. Monte as prateleiras de modo que os corredores fiquem livres e espaçosos, facilitando a passagem dos clientes, colaboradores e atendentes.
  2. Os pontos mais fortes para exposição de produtos são os que se encontram no final das passagens – as pontas de gôndolas. Neste local os consumidores são forçados a fazer a curva e a deter-se em frente dos produtos por mais tempo. Por isso, dê uma atenção maior a este cantinho.
  3. Separe e categorize bem os produtos, cada um com sua respectiva etiqueta, sem confusão ou mistura para que mesmo próximos, não confundam o olhar do cliente.
  4. Prepare placas com nomes, marcas e valores dos produtos em letras legíveis e tamanhos consideráveis. A identificação dos materiais deve estar em fácil campo de visão dos clientes.
  5. Situe o cliente: alguns produtos podem ser usados para melhorar a comunicação do produto com o cliente. Por exemplo: um pacote de fraldas infantis logo acima das prateleiras de fraldas. Materiais de longa distância servem para sinalizar informações gerais, use esta estratégia!
  6. Gôndulas, prateleiras e balcões exigem ordem. Dê uma atenção especial à perfumaria e aos medicamentos expostos nestes locais.
  7. Procure anunciar promoções internamente de modo harmonioso, sem exageros e bem posicionadas. Muitas placas promocionais poderão confundir o cliente.
  8. Coloque em ordem todos os produtos desordenados, virados ou deitados.

Continue a leitura e saiba mais sobre como organizar uma farmácia!

Como organizar uma farmácia pequena?

Pensar em como organizar uma farmácia é semelhante a imaginar a ordem e arrumação de uma casa – nesse caso, pode ser sua própria casa.

Antes de tudo, é importante ter em mente que o lar é o espaço dedicado ao nosso conforto, descanso e paz. Para isso, a ordem é totalmente necessária.

Uma casa é dividida em cômodos, cada cômodo possui um móvel específico e sob cada móvel estão dispostos os objetos, utensílios e acessórios destinados ao seu uso.

A ordem é tão crucial que se rompida poderia gerar transtornos. Por exemplo:

Imagine como seria ter que ir até o armário do banheiro buscar talheres para o jantar. Estranho, não é?

Ou… Sobre móveis e cômodos:

Pense como seria se seu guarda-roupa não estivesse no quarto, mas na sala de estar, e certo dia, ao sair do banho, você com visita ocupando a sala, ficasse impossibilitado de vestir-se…

A lei da organização é indispensável e válida para grandes ou pequenos espaços. Portanto, não pense que por sua loja física ser menor, você estará dispensado da tarefa de organizar. Saber como organizar uma farmácia pequena irá te auxiliar a ter um espaço mais amplo e confortável.

Então, para que saiba como organizar uma farmácia pequena, apresentamos algumas dicas:

Elimine móveis desnecessários

Sabe aquele balcão que ocupa espaço, mas nunca é utilizado?

E aquele cesto enorme que fica bem no meio da farmácia, atrapalhando a passagem dos clientes, com produtos que – se organizados – poderiam tranquilamente ocupar as prateleiras?

Pois é, temos aí móveis que podem ser eliminados!

E eles não farão falta?

Certamente, se não eram utilizados, não farão.

E no caso de móveis que podem ser descartados a partir da organização e melhor adequação de outros – como o exemplo da troca do cesto pela prateleira – liberar aquele espaço tão importante dentro de sua farmácia é uma ótima opção.

E atenção!

Para eliminar móveis desnecessários, busque avaliar como está a disposição dos produtos dentro de sua farmácia.

Pergunte-se:

  1. Estão organizados?
  2. Há espaço nas prateleiras, gôndolas e até balcões para se utilizar, sem prejudicar a visibilidade e ordem do que é vendido?

Arrumação de prateleiras de farmácia – Priorize prateleiras mais compactas

Por se tratar de um local menor, as farmácias pequenas precisam estar equipadas com móveis mais compactos – e aqui vale lembrar que compacto não é sinônimo de pouco espaço, mas de melhor aproveitamento das medidas do ambiente.

Ao contrário do que se pensa, organizar prateleiras de farmácia em tamanhos exagerados não contribuem para a ideia de grandiosidade do estabelecimento. O que ocorre é a superlotação, mau aproveitamento do espaço e sensação de aperto.

Como posso mudar isso?

Adquirindo prateleiras compactas, que se adequam às medidas da loja e as organizando para que tudo caiba perfeitamente bem em cada compartimento.

Para estruturar uma layoutização de farmácia, é necessário planejamento prévio elaborando uma planta baixa

Para organizar um espaço é importante antes estudá-lo, conhecer as medidas para que saiba como aproveitá-las.

Em se tratando de um ambiente reduzido, este trabalho é ainda mais importante.

Elaborar uma planta de sua farmácia, criando uma espécie de mapa para antes de iniciar a arrumação, ter em mente como ficará a disposição dos móveis, balcões, cestos, prateleiras e gôndolas é uma forma de tornar o trabalho de organização mais prático.

Assim, você aproveita cada centímetro da farmácia com a segurança de que o resultado ficará excelente!

Preparamos uma espécie de planta, simulando um mapa-layout de farmácia para que possa reproduzir.

Veja o exemplo de um modelo de layout interno de drogaria para inspiração:

Modelo de layout de uma farmácia ou drogaria

E lembre-se!

Além do que apresentamos aqui, não se esqueça de separar os medicamentos e produtos, cada um em seu devido lugar.

Para saber como fazer isso, siga as dicas que mencionamos no tópico: “como organizar medicamentos na farmácia”.

Como organizar uma farmácia: perfumaria

A perfumaria é um dos setores mais atrativos da farmácia.

Quando falamos em sua organização, mencionamos também a criatividade na arrumação e disposição dos produtos.

O olhar do ser humano é facilmente voltado a objetos que chamem sua atenção, incitem o consumo e despertem nele a vontade de posse.

Em drogarias, com medicamentos esse fenômeno não costuma acontecer. Já com os produtos da perfumaria sim – e aí temos um motivo que justifica a importância de saber como arrumar prateleiras de perfumaria.

Como arrumar prateleiras de perfumaria?

Na perfumaria, de modo geral, ficam expostos os materiais de higiene e limpeza, cosméticos e beleza, acessórios médicos e odontológicos, entre outros.

Tendo isso, o primeiro passo que você deve seguir para organizar este grupo, é dispor de prateleiras próprias para ele na parte da frente da farmácia.

Por que na frente?

Ao entrar na loja, o primeiro contato do cliente será com estes produtos. Com isso, seu olhar será direcionado às prateleiras que, se bem compostas, irão atraí-lo.

Mas atenção! Não “tão” na frente!

Em geral, o consumidor anda em torno de 3 ou 4 metros antes de “encurtar” o passo e começar dar atenção às gôndolas e às mercadorias.

O segundo passo para organizar a perfumaria, é cuidar dos detalhes nas prateleiras. Abaixo apresentamos alguns critérios para a boa organização:

No layout de perfumaria de farmácia é importante manter tudo bem visível

O nome do produto deve estar claro para que o cliente realize a leitura sem encontrar dificuldades. As embalagens não podem estar de lado, viradas ou ao contrário. Além disso, mantenha os valores dos materiais sempre bem visíveis. Isso tornará a compra do cliente mais prática.

Como organizar gôndolas de perfumaria quebrando a monotonia de cores

Lembra quando falamos em atração e criatividade? Neste tópico é importante! Não deixe embalagens desordenadas, organize os produtos de maneira atrativa, arrume as caixas por tamanho, separando tudo de acordo com tipo, marca e modelo. Categorize e não se esqueça de quebrar a monotonia, ok? Deixe distantes as caixinhas que possuem cores semelhantes.

Disponibilizar amostras

O cliente passou, olhou o produto, teve interesse em comprar, mas por não ter uma amostra para prova acabou deixando de levar.

Isso é comum na perfumaria, uma vez que produtos como: loções hidratantes, maquiagens e perfumes – que precisam de prova – compõem o setor.

Para acabar com isso e não perder mais vendas, basta disponibilizar pequenas amostras. Ver um produto pode despertar o interesse, no entanto, na dúvida, só o teste prático fará com que o cliente evidentemente realize a compra.

Extra: Produtos de perfumaria mais vendidos em farmácia

Confira a seguir as linhas de produtos de perfumaria que são mais vendidos em farmácias do Brasil, segundo a Abihpec.

  • Linha de cabelos – Xampus, cremes, condicionadores e tinturas;
  • Linha masculina – Lâminas e espumas para barbear;
  • Linha dental – Creme dental, escovas e itens de higiene oral;
  • Sabonetes;
  • Descartáveis – Fraldas e itens de higienização pessoal;
  • Desodorantes;
  • Cremes para a pele – Protetores e bronzeadores;
  • Maquiagens e talco.

Leia também: 6 Ideias de Como Aumentar Vendas em Farmácia

Como organizar medicamentos na farmácia?

A organização de medicamentos na farmácia é crucial para que todos os setores que envolvem a drogaria caminhem em perfeita harmonia.

Como assim?

Com a seção de medicamentos organizada o farmacêutico terá mais facilidade ao encontrar produtos na hora da venda.

O cliente poderá visualizar o que precisa e até ter interesse em adquirir outra medicação – uma vez que caixas, frascos, flaconetes e envelopes estarão bem posicionados.

Além disso, o próprio administrativo da farmácia terá melhor controle dos medicamentos, os dados serão encontrados com mais praticidade e contagens de estoque poderão ser realizadas de modo mais ágil.

Manter os medicamentos em ordem é um dos primeiros critérios para uma excelente organização da farmácia.

Normalmente as drogarias trabalham com uma infinidade de medicamentos, isto é, de diversos tipos e laboratórios.

Ao passo que esse fator dificulta a organização – por serem muitas variedades, tem-se também um motivo consistente para organizar.

Novamente destacamos: junto à ordem estão os conceitos de qualidade, credibilidade e praticidade, essenciais para o bom andamento de qualquer negócio.

Então, para que comece a organizar tudo por aí, separamos algumas considerações importantes sobre como organizar uma farmácia.

  • Separe os medicamentos de acordo com seus tipos e laboratório fabricante.

Por exemplo: medicamentos genéricos, similares e de referências.

  • Organize os medicamentos por ordem alfabética.
  • Em seguida, separe-os por grupo ou seção em que se enquadram, obedecendo a ordem de apresentação e o uso do medicamento.

As divisões dos grupos ou seções devem ser feitas da seguinte maneira:

  • Grupo de comprimidos, drágeas, cápsulas, pastilhas e pílulas.
  • Grupo de ampolas injetáveis e orais.
  • Grupo de medicamentos líquidos, suspensão, geleias, elixires, sprays, gotas e xaropes.
  • Grupo de cremes, pomadas, supositórios, óvulos, bastões, inaladores e pós granulados.
  • Grupo de envelopes de comprimidos ou pós devem ser guardados em gavetas e na parte externa. Por exemplo: em gôndolas na frente da farmácia.
  • Grupo de entorpecentes e psicotrópicos devem ficar em armários oxidáveis, no fundo da farmácia e sob a responsabilidade do farmacêutico. Esses são medicamentos de tarja preta, que necessitam ser controladas as receitas médicas.

Você também pode organizar os medicamentos por setores e ordem alfabética, formando grupos de acordo com os laboratórios fabricantes. Nesse caso, se o atendente conhece o laboratório que produz o medicamento, fica ainda mais fácil identificar o remédio na prateleira.

Agora ficou mais fácil?

Além das considerações acima, é importante:

  1. Manter os medicamentos sempre visíveis. Por exemplo: caixas com respectivos nomes sempre voltados ao cliente, envelopes, flaconetes e sachês sempre em balcões de vidro;
  2. Atentar-se às datas de vencimento dos medicamentos.

Como organizar o financeiro da farmácia?

Além da organização do espaço físico, de medicamentos, gôndolas e prateleiras, o financeiro da drogaria também está estritamente ligado às práticas que envolvem como organizar uma farmácia.

A parte financeira é a base de sustentação das farmácias e merece atenção especial no que diz respeito à organização. Portanto, separamos algumas dicas interessantes para você.

Elabore planilhas

As planilhas são documentos que possibilitam o real controle de débitos e receitas da farmácia. Com elas é possível administrar o que foi vendido mês a mês, quais contas devem ser pagas e o mais importante: o que entra e sai de dinheiro do caixa da farmácia.

Para iniciar a organização do financeiro construa as seguintes planilhas:

Custos fixos: contas a pagar

Especifique todas as contas fixas mensais que a farmácia tem, acrescentando dados e observações importantes como, por exemplo, a data de vencimento do débito.

Deste modo você saberá qual é seu custo fixo mensal – importante para manter a boa saúde financeira da empresa, e não se perderá nos prazos de acerto das contas.

Custos variáveis

Os custos variáveis são as contas que podem surgir esporadicamente. Vez ou outra é necessário reservar um dinheiro extra no caixa para pagamento destes débitos.

Colocando isso em planilha você terá o controle, não será pego de surpresa e estará preparado caso alguma “continha” desta venha a surgir.

Contas a receber

A melhor parte de se ter um negócio também precisa estar em planilha. As contas a receber, embora sejam positivas, podem gerar transtornos se não controladas.

Manter documentado o que a farmácia tem a receber é uma garantia de que tudo será recebido, nada ficará “para trás” e caso hajam pendências, você terá o respaldo para cobrar.

Em vista disso, construa uma listagem de tudo que a farmácia tem a receber mensalmente, com dados do devedor e telefone para contato, caso haja a necessidade de contatá-lo.

Importante destacar:

A elaboração de planilhas pode ser feita manualmente. Mas pensando que a rotina das farmácias é bastante cheia e o tempo dos gestores talvez não comporte esta tarefa, indicamos a você contratar um bom programador de sistema. A plataforma de recrutamento de programadores Programathor oferece desenvolvedores freelancer com excelente custo.

Nós aqui da MyPharma oferecemos um Sistema de Delivery Online para Farmácias e Drogarias e contribuímos para o desenvolvimento dos estabelecimentos voltados ao ramo.

Um consultor também poderá auxiliar na escolha de  um sistema que ofereça a ferramenta de organização e armazenamento dos dados que sugerimos controlar nos tópicos acima.

Guarde comprovantes

Os comprovantes, tanto de pagamento quanto de recebimento, são importantes documentos para as empresas. Notas fiscais eletrônicas, recibos de pagamentos e dados do caixa deverão sempre estar devidamente arquivados.

Uma dica interessante é adquirir um caderno financeiro. Nessa espécie de agenda será possível anotar datas, observações e até anexar comprovantes, mantendo tudo devidamente documentado.

Separe documentos por tipo, data, mês e ano

Se tem um gaveteiro todo bagunçado por aí, comece a organizá-lo já!

Descarte a papelada que não necessita ser arquivada e tudo aquilo que deve ficar organize por tipo, data, mês e ano.

E aqui vale lembrar:

  1. Use pastas ou envelopes para armazenar os documentos separados;
  2. Crie etiquetas para denominar cada pasta e/ou envelope;
  3. Mantenha tudo em um só lugar, facilitando o acesso e não dispersando nada.

Este passo é muito importante pois auxilia, além do financeiro, o administrativo da farmácia, facilita a procura por documentos e mantém seguros todos os papéis importantes.

Jamais misture dinheiro da farmácia com o pessoal

Misturar dinheiro pessoal e da farmácia é o popular “tiro no pé”.

De forma metafórica, queremos dizer que essa ação é considerada hoje um dos fatores mais propícios a falir empresas e pode comprometer profundamente o financeiro de um negócio.

Portanto, cuidado!

O caixa da farmácia deverá ser aberto somente para questões da farmácia, longe disso, recorra sempre à sua poupança pessoal.

Leia também: Modelos de Farmácia: Layout Para Um Negócio de Sucesso

FECHAR