3 dicas para o fechamento perfeito do caixa de farmácia

3 dicas para o fechamento perfeito do caixa de farmácia

A gestão da frente de caixa de farmácia nem sempre é uma tarefa fácil e pode causar uma tremenda dor de cabeça a muitos gestores.

Controlando todas as movimentações de saída da farmácia, a frente de caixa tem grande responsabilidade quando gera alguma divergência financeira. E, muitas vezes, essas divergências podem não ser fáceis de identificar, gerando, assim, um transtorno oneroso para o estabelecimento. 

Mas com uma frente de caixa bem-controlada, a sua única preocupação neste setor passa a ser o comportamento do seu operador de caixa. Afinal, sua função não é apenas cobrar pelos produtos vendidos, mas atender bem seus clientes e finalizar suas experiências de compra.

É essa experiência do cliente que determina se sua farmácia consegue fidelizá-lo ou se ele passa a comprar na concorrência.

Por isso, hoje trazemos 3 dicas para ter um bom controle da frente de caixa da sua farmácia e não ter divergências negativas no fechamento e mais dicas de como contratar um bom operador de caixa e como mantê-lo motivado. 

1. Tenha um procedimento operacional padrão (POP) para seu caixa de farmácia

Um procedimento operacional padrão (POP) é um documento que descreve como uma atividade rotineira deve ser executada – com um passo a passo – e deve ser objetivo ao ponto que qualquer pessoa consiga executá-lo. 

Entre as vantagens de ter um POP aplicado na sua frente de caixa podemos ressaltar:

  • maior previsibilidade sobre seus resultados;
  • diminuição de desvios ou erros de operação;
  • maior segurança na operação;
  • diminuição das quebras de caixa; e
  • controle sobre toda a operação.

Os POPs deveriam ser aplicados sobre toda a rotina de seus funcionários, mas nem sempre é fácil produzi-los. No entanto, o caixa de farmácia é um dos setores que precisam de um POP para não ter problemas no fechamento do dia. 

Por isso, te apresentamos um modelo de POP para a frente de caixa de farmácia para que você possa utilizar e alterar de acordo com as necessidades ou rotinas estipuladas pela gestão financeira do seu estabelecimento.

Modelo de POP para frente de caixa de farmácia

A imagem abaixo mostra um modelo de procedimento operacional padrão para a rotina de fazer café em uma cafeteria. Pode parecer estranho, mas veja como funciona um POP:

 
A imagem mostra um procedimento operacional padrão para fazer café. Usamos como exemplo para um POP de caixa de farmácia.
 

O que o POP faz é determinar como uma operação deve ser realizada para evitar qualquer erro. Mas sua base pode ser a mesma para qualquer atividade em qualquer negócio. 

Por isso, vamos definir apenas as 3 operações mais comuns ao operador de caixa que são: abertura, operação e fechamento de caixa. A parte de materiais e ações corretivas podem ser definidas pelo setor financeiro de sua farmácia. 

Abertura de caixa:

  • receber e conferir o valor do malote no setor financeiro;
  • assinar o recebimento do malote;
  • no caixa, realizar seu login no sistema;
  • abrir a operação do dia; e
  • registrar o valor de abertura de caixa com o valor estipulado no malote.

Operação de caixa:

  • registrar as vendas e suas formas de pagamento;
  • receber o pagamento dos clientes;
  • no caso de pagamento em dinheiro, devolver o troco exato ou maior para o cliente*;
  • guardar todos os comprovantes de recebimentos em formas de pagamento que não sejam em papel-moeda;
  • solicitar a sangria de caixa quando o valor estipulado for alcançado;
  • registrar quem realizou a sangria e solicitar sua assinatura.

*Atenção: de acordo com o inciso X do artigo 39 do Código de defesa do consumidor (CDC), aumentar o valor do produto sem justa causa configura prática ilegal; já o inciso I do mesmo artigo condena a venda casada de produtos.

Mas o que isso significa na prática? 

Que bala não é troco e que o estabelecimento tem que dar troco exato ou maior para o cliente. Portanto, arredonde o valor do troco para os centavos mais próximos e evite denúncias ao PROCON da sua cidade.

Fechamento de caixa:

  • solicitar o fechamento de caixa no sistema da farmácia;
  • conferir os valores apresentados no sistema com os valores do caixa;
    • verificar todo o valor em papel-moeda; comprovantes (canhotos) de pagamentos em cartões e sangrias.
  • inserir observações sobre a operação se houve algum evento incomum no dia;
  • após verificar os valores, inserir sua senha para o fechamento do caixa;
  • colocar os valores do caixa no malote e fechá-lo com cadeado;
  • entregar o malote no setor financeiro; e
  • assinar a entrega do malote.

Alguns fatores desse POP só podem ser estipulados pelo seu setor financeiro e, entre eles, está a sangria de caixa.

Você pode baixar POPs prontos para a sua farmácia, neste formulário:

 
 

Sangria de caixa de farmácia

Para que a frente de caixa de farmácia ocorra sem nenhum problema e evite sofrer grandes perdas no caso de um roubo ou assalto, a sangria de caixa precisa ser realizada quando se atinge determinado valor ou um tempo predeterminado

O procedimento mais comum é o de sangria por valor atingido. E esse valor varia de acordo com o tamanho da farmácia, seu fluxo de vendas ou o local onde o ponto comercial está situado.

Numa situação hipotética, uma sangria poderia ser realizada sempre que o caixa atingisse R$1.000,00 em vendas ou a cada troca de turno. 

Com esse POP bem-estabelecido, qualquer funcionário pode executar a mesma operação no caixa da sua farmácia sem que haja divergência de atuação entre eles.

2. Controle a troca de turnos e operadores de caixa 

Outro aspecto que precisa ser bem-definido na frente de caixa da sua farmácia é se o mesmo operador fica responsável pela abertura e fechamento do seu caixa ou se diferentes operadores trabalham no mesmo.

Você sabe quais são as implicações dessas 2 situações? Vejamos:

Se o operador abre e fecha seu caixa e é o único a operá-lo durante todo a sua jornada, ele se torna responsável pelas possíveis divergências nos valores do dia. 

E isso inclui um pagamento adicional em seu salário que é definido como “quebra de caixa” pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). 

Entretanto, se no final do dia houver uma divergência negativa, esse valor é debitado de sua folha de pagamento.

Já quando vários operadores atuam no mesmo caixa, nenhum deles pode ser responsabilizado e o estabelecimento é quem arca com os custos no caso de divergência negativa. 

Mas essa decisão deve ser tomada tendo como base o tamanho de sua farmácia, número de funcionários e possibilidade, ou não, de contratar um ou mais operadores de caixa de farmácia.

Se na realidade da sua farmácia vários atendentes operam o caixa, tenha certeza de realizar sangrias periódicas e que todos sigam o mesmo procedimento operacional padrão para evitar divergências.

3. Registre corretamente todas as formas de pagamento

À parte de troco dado incorretamente, o registro incorreto das formas de pagamento é um dos fatores que mais prejudica uma boa gestão de frente de caixa.

Quando os relatórios de demonstrativos informam valores recebidos em cada forma de pagamento, mas esses valores não batem com os encontrados no caixa pode-se demorar bastante para encontrar o erro.

Por isso, uma regra fundamental e inquebrável do seu POP para operação de frente de caixa deve ser o registro correto de todas as formas de pagamento

Os pagamentos realizados em cartão de crédito geram uma taxa que é descontada pelas Adquirentes e bandeiras dos cartões. Se seus operadores de caixa ou atendentes e balconistas registrarem essas vendas como realizadas em dinheiro, seu contador fica sem saber onde foi parar o dinheiro referente às taxas.

Isso é muito comum de acontecer quando sua farmácia utiliza sistemas POS e TEF na operação com cartões. 

Mas você sabe a diferença e vantagens entre esses sistemas? Vejamos:

Maquininhas de cartão para farmácia: POS e TEF

A diferença básica entre esses sistemas é se elas utilizam rede telefônica ou internet para se comunicarem com as Adquirentes (que fazem a intermediação entre bancos e operadoras de cartões) e se possuem homologação com sistemas de automação.

As maquininhas TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) possuem conexão via internet e se conectam ao sistema de automação da sua farmácia. Assim, quando uma compra é registrada no cartão de crédito ou débito, a maquininha TEF é, automaticamente, ativada para a operação. 

Já as maquininhas POS (ponto de venda, ou “point of sale” do inglês) utilizam conexão via rede telefônica e não se conectam com o sistema de automação da farmácia. Essas maquininhas possuem tecnologias mais antigas, mas são utilizadas ainda hoje por diversas farmácias.

Quando uma maquininha TEF não consegue se comunicar com o servidor, é comum que operadores de caixa registrem as vendas em dinheiro, mas cobrem nas maquininhas POS. E esse é um dos problemas que podem ser difíceis de identificar na hora do fechamento do caixa.

Se essa situação não puder ser contornada, é importante especificar no POP da operação de caixa que o operador deve escrever “pagamento registrado em dinheiro” no comprovante de pagamento do cartão. Isso permite que o financeiro da sua farmácia consiga calcular a taxa da operadora e inclui-la na gestão de caixa do seu estabelecimento. 

Ainda que as maquininhas TEF sejam as mais saudáveis à saúde do seu negócio, ter pelo menos uma maquininha POS pode ajudar em momentos que a internet falha e a experiência de compra do seu cliente poderia ser prejudicada. 

Como contratar um operador de caixa de farmácia

Agora que você já sabe como manter uma boa operação na frente de caixa da sua farmácia, clique no link abaixo para entender porque é importante ter um bom operador de caixa, como contratá-lo e mantê-lo motivado. 

Operador de caixa de farmácia: o que saber para contratá-lo

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