SNGPC: Passo a passo para farmácias e drogarias

SNGPC: Passo a passo para farmácias e drogarias

Farmácias e drogarias particulares que trabalham com substâncias sujeitas a controle especial e/ou antimicrobianos, utilizam o SNGPC (Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados)  para encaminhar eletronicamente pela internet, através de um passo a passo, os inventários e as movimentações diárias de medicamentos para a ANVISA.

Por se tratar de um sistema criterioso, utilizar o SNGPC pode ser um tanto complexo. Dessa forma, para auxiliar você, preparamos um artigo com o passo a passo de como acessar e proceder neste ambiente.

Neste artigo você encontra:

  • Passo a passo de como acessar o SNGPC.
  • Passo a passo de como obter um e-mail válido e uma senha de acesso ao SNGPC.
  • Passo a passo de como cadastrar o Gestor de Segurança para acessar o SNGPC.
  • Passo a passo de como realizar o primeiro acesso ao SNGPC.
  • Passo a passo de como enviar o Inventário de Medicamentos ao SNGPC.
  • Passo a passo do que fazer após enviar o Inventário Inicial ao SNGPC.
  • Passo a passo de como finalizar Inventário SNGPC para ajuste.
  • Passo a passo de como gerar e imprimir a escrituração digital no SNGPC.
  • Pontos que podem gerar problemas na hora de utilizar o SNGPC.
  • Funcionalidades do SNGPC para farmácias e drogarias.
  • Como identificar se os problemas no SNGPC derivam do servidor da ANVISA?

Antes de iniciar, é importante saber:

  1. O SNGPC não é um programa de computador, mas, sim, o ambiente de recebimento de dados da ANVISA. Portanto, a farmácia ou drogaria que pretende utilizar este sistema deverá contratar uma empresa desenvolvedora de programas de computador, que possua um software que atenda as exigências e especificações técnicas da ANVISA para a geração e envio dos arquivos XML, seguindo os padrões exigidos.
  2. O SNGPC é um ambiente de recebimento de dados, por isso, as informações encaminhadas pelas farmácias e drogarias, via SNGPC, devem sempre ser enviadas com estrutura e extensão XML.
  3. Para utilizar o SNGPC a farmácia ou drogaria precisa ter certificação digital.
  4. Apenas empresas com Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) de drogaria e farmácia podem acessar e conseguem associar um perfil de acesso ao SNGPC.

Agora sim, vamos lá!

Passo a passo de como acessar o SNGPC

Você pode acessar o ambiente do SNGPC através do hotsite da ANVISA (clique e acesse). No site você encontrará diversas informações importantes tanto para o estabelecimento quanto para os desenvolvedores de programas de computador.

Após clicar no site, cumpra os seguintes passos:

  1. À esquerda da tela clique em SNGPC;
  2. Localize a frase destacada em azul: “Acesso ao sistema” e clique;
  3. Ao clicar você terá uma tela com campos em branco para acesso restrito.

No passo 3 o responsável técnico (farmacêutico) deverá inserir e-mail e senha válidos para acesso.

Se você chegou até aqui e não tem e-mail e senha para acesso, vamos ao cadastro!

Passo a passo de como obter um e-mail válido e uma senha de acesso ao SNGPC

Através do cadastramento da empresa e do usuário (responsável técnico/farmacêutico), fornecendo e-mail válido e criando uma senha, você obterá acesso ao SNGPC.

Algumas empresas já possuem o cadastro, mas todo estabelecimento novo deve se cadastrar.

Para o cadastramento da empresa clique aqui e siga os seguintes passos:

  1. Insira o CNPJ de sua farmácia ou drogaria;
  2. Insira o CNAE Fiscal de sua farmácia ou drogaria;
  3. Insira uma senha – não esqueça de anotar essa senha;
  4. Clique em: “Cadastrar Nova Empresa”.

Para prosseguir, defina e cadastre o Gestor de Segurança de sua farmácia ou drogaria.

Importante saber:

  1. O representante legal e/ou o farmacêutico (responsável técnico) podem ser os Gestores de Segurança – ambos, ou um ou o outro.
  2. O Gestor de Segurança será cadastrado no ato do cadastramento de empresa e deverá cadastrar um e-mail válido e uma senha que devem ser guardados com cuidado. Este e-mail e esta senha permitirão o acesso ao SNGPC.

Passo a passo de como cadastrar o Gestor de Segurança para acessar o SNGPC

  1. Acesse o site da ANVISA;
  2. Á direita da tela, clique em “Setor Regulado”;
  3. Á esquerda inferior da tela, clique em “Atendimento e Arrecadação Eletrônicos”;
  4. Após abrir a nova tela, clique em “Cadastramento de Empresas” – aqui você poderá cadastrar/atualizar sua farmácia e responsável técnico/enfermeiro.

A tela que irá abrir dará a você duas opções:

  1. Se sua farmácia já foi previamente cadastrada, preencha o CNPJ, CNAE Fiscal, senha de cadastro e clique em entrar.
  2. Se sua farmácia ainda não foi cadastrada, preencha apenas o CNPJ e CNAE Fiscal, em seguida clique em: “Não tenho a senha para cadastro novo”.

Após o passo 4, clique na opção “Sistema de Segurança” para continuar o cadastramento do responsável técnico/farmacêutico que terá acesso ao SNGPC.

Em uma nova tela, abrirá um campo que dará a você dois espaços para preencher com e-mail e senha. Insira seu e-mail válido e a senha criada no cadastramento da empresa – a que falamos para anotar, lembra? E clique em entrar.

Agora é hora de atribuir o perfil ao SNGPC-empresa.

E atenção:

A atribuição de perfil “sngpc-empresa” não é necessária se o responsável técnico foi cadastrado também como Gestor de Segurança.

Para prosseguir, siga os seguintes passos:

  1. Clique na flecha invertida e selecione a opção “Manter Usuários”;
  2. Clique em “Incluir”;
  3. No novo campo que irá abrir, digite o CPF do responsável técnico/farmacêutico a ser cadastrado e clique em “Pesquisar”. Preencha os demais espaços em branco;
  4. Mais abaixo, no quadro: “Dados para Acesso ao Portal” cadastre o e-mail e a senha para acesso ao SNGPC – anote o e-mail e senha cadastrados e guarde em segurança;
  5. Clique em “Incluir”;
  6. Clique na opção “Atribuir Perfil aos Usuários”;
  7. Clique em “Avançar”;
  8. Selecione a opção “sngpc empresa”, clique em: “>>” e clique em “Salvar”.

Após concluir, sua operação será efetuada com sucesso. Para sair, basta fazer “Logout”.

E lembre-se:

  1. Somente o usuário cadastrado (responsável técnico) poderá acessar o sistema, dar entrada com inventário e realizar as movimentações (transmitir) no SNGPC.
  2. A senha secreta de acesso é pessoal e intransferível! Se o farmacêutico for substituído lembre-se de alterar no cadastro da empresa e incluir o novo responsável técnico (acessando o “Sistema de Segurança”) atribuindo-lhe uma nova senha de acesso.

Agora sim!

Sua farmácia já está cadastrada, você já tem um e-mail e senha para acesso ao SNGPC e poderá realizar o primeiro acesso ao sistema para enviar o arquivo inventário XML de substâncias e/ou medicamentos sujeitos a controle especial e/ou antimicrobianos.

Passo a passo de como realizar o primeiro acesso ao SNGPC

Para acessar o sistema, clique aqui e siga os seguintes passos:

  1. Insira e-mail e senha, cadastrados através dos passos mencionados acima, e clique em entrar;
  2. Selecione a empresa que você representa (o CNPJ de sua farmácia).

Após estes passos você terá o “Menu de Início”. Ao abrir o Menu de Início, clique em “Dados da Empresa”.

Neste item você deverá conferir se os dados referentes à sua empresa estão corretos.

Qualquer divergência de informação encontrada deverá ser corrigida no “Cadastramento de Empresas”.

Depois de realizar o primeiro acesso ao SNGPC, é hora de fazer o inventário de medicamentos!

Passo a passo de como enviar o Inventário de Medicamentos ao SNGPC

No primeiro acesso você deverá fazer o inventário inicial de medicamentos e/ou substâncias sujeitos a controle especial e antimicrobianos no formato de arquivo XML e salvá-lo em seu sistema informatizado.

O inventário inicial é a declaração de todo o estoque de substâncias e/ou medicamentos sujeitos a controle especial e antimicrobianos que sua farmácia possui – através da entrada destas informações no SNGPC.

Antes de iniciar o inventário é importante saber que existem dois tipos de inventário:

  1. Produtos Industrializados: Inventário de medicamentos sujeitos a controle especial e antimicrobianos (farmácias e drogarias).
  2. Insumo: Inventário de substâncias sujeitas a controle especial e antimicrobianos (farmácias de manipulação).

E atenção:

  1. Se sua farmácia possui medicamentos industrializados e substâncias o inventário deve ser realizado de uma só vez, incluindo todo o estoque existente de ambos.
  2. O mesmo vale para categoria terapêutica de controlados da Portaria 344/98 e antimicrobianos da RDC 20/2011.

Se você tem dúvidas sobre a Denominação Comum Brasileira (DCB) e o número de registro MS dos fármacos que irá incluir no inventário, temos duas opções que irão lhe auxiliar:

  1. No site da ANVISA acesse a lista atualizada e conheça melhor a DCB.
  2. Para consulta do número de registro MS de medicamentos, clique aqui e digite o numero de registro com 13 dígitos.

Depois de pronto o inventário, basta seguir os passos abaixo para encaminhar ao SNGPC:

  1. Clique aqui;
  2. Insira e-mail e senha de acesso ao SNGPC;
  3. Selecione a empresa que você representa (o CNPJ de sua farmácia);
  4. No “Menu de Início” clique em “Transmissão de Arquivos” XML, procure o arquivo XML inventario e o envie.

Passo a passo do que fazer após enviar o Inventário Inicial ao SNGPC

Após enviar o inventário, é necessário verificar se ele foi validado e aceito. Você pode fazer isso por meio do acesso ao status de transmissão.

Portanto:

No menu lateral, clique na funcionalidade “Inventário Inicial” e consulte se o estoque que aparece está em conformidade com o arquivo inventário XML encaminhado por você.

Se em conformidade, continue a transmitir as movimentações por meio de arquivo XML, caso contrário, você deverá finalizar o inventário e selecionar o motivo para ajuste.

Passo a passo de como finalizar o Inventário SNGPC para ajuste

Você não fará uso do comando “Finalizar Inventário” no momento do inventário inicial. Em geral, as razões que demandam a finalização de um inventário são:

  1. Quando o responsável técnico for substituído definitiva ou temporariamente (no caso de férias e outros afastamentos);
  2. Quando houver erro na realização do inventário e este erro for descoberto após a sua validação e aceite (conforme mencionamos acima);
  3. Por determinação da autoridade sanitária.

Mediante as razões que citamos acima, para finalizar um inventário, você deverá seguir os seguintes passos:

  1. No “Menu Inicial”, clique em “Finalizar Inventário”;
  2. Localize o espaço que indica: “Motivo da Finalização” e selecione a opção que apresenta o real motivo da finalização;
  3. Repita o código que consta em um quadro de cor cinza escuro, abaixo do motivo da finalização, o inserindo no quadrado em branco ao lado;
  4. Clique em “Finalizar Inventário” e em seguida confirme clicando no “OK”.

E atenção!

Existem cuidados que devem ser tomados ao finalizar um inventário.

Antes de realizar esta operação é importante saber que:

  1. Após finalizar o inventário o sistema não receberá mais arquivos XML.
  2. O recebimento de arquivos XML só será possível novamente quando um novo inventário for confirmado.
  3. Quando um inventário é finalizado, o SNGPC guarda em sua memória todo o conteúdo do estoque que existia no momento da finalização. Caso seja necessário reabrir um inventário (já finalizado anteriormente), é possível clicar em “Gerar XML Inventário”, localizado no “Menu Inicial” à esquerda, para recuperar o inventário finalizado. Esta opção não é útil em casos que necessitam apenas de pequenos ajustes de quantidade e descrição de lote. Se nesta situação, o sistema interno de sua farmácia deverá gerar o novo arquivo XML-inventário para envio ao SNGPC.
  4. Todas as finalizações e reaberturas de inventários ficam registradas no histórico da empresa e são visualizadas pelas Vigilâncias Sanitárias Local, Regional, Estadual e pela ANVISA.

Você já verificou a validação do inventário inicial e sabe quando deve usar a funcionalidade de finalizar inventário? Então vamos para o próximo passo, imprimir o Certificado de Escrituração Digital!

Passo a passo de como gerar e imprimir a escrituração digital no SNGPC

Por que devo imprimir este documento?

Bem, a RDC 27/2007 exige que o Certificado de Escrituração Digital fique afixado em local visível em sua farmácia, para que seu credenciamento ao SNGPC seja comprovado.

Para gerar e imprimir o certificado:

  1. Vá ao “Menu Inicial” e clique em “Relatórios”;
  2. Clique em “Certificado de Escrituração Digital”;
  3. Abra o arquivo baixado em PDF e encaminhe a impressão.

Pronto! Mais um passo à frente.

Agora, com estoque inventariado, validado e aceito, você pode transmitir arquivos XML contendo as movimentações diárias relativas às entradas e saídas de medicamentos.

E lembrando:

Há três opções que possibilitam o envio dos arquivos XML ao SNGPC. São elas:

1. Através do hotsite do SNGPC: clicando no link “Envio de movimentações de produtos (XML)”, dentro do sistema SNGPC.
2. Acessando o “Menu Inicial” do SNGPC e clicando em “Transmissão de arquivos”, posicionado na lateral, à esquerda.
3. Através do próprio programa de computador de seu estabelecimento desde que ele esteja adaptado não somente para gerar, mas também para transmitir arquivos XML.

Importante destacar!

Caso a terceira opção seja a escolhida, o programador deve criar um espaço no qual seja obrigatório digitar e-mail e senha para acesso e transmissão de arquivos XML. Para maior segurança, em hipótese alguma este e-mail e senha poderão ser buscados automaticamente pelo próprio programa da farmácia/drogaria.

Agora que você já conhece e sabe acessar o SNGPC, vamos entender um pouco mais sobre as funcionalidades deste sistema!

Funcionalidades do SNGPC para farmácias e drogarias

  • Transmissão de arquivos de arquivos de movimentação do SNGPC: Nesta funcionalidade (Transmissão de arquivos no Menu Lateral) podem ser enviados os inventários – como os arquivos de movimentação XML.
  • Inventário Inicial do SNGPC: Esta funcionalidade permite visualizar o estoque do último inventário validado e aceito.
  • Visualizar Inventários do SNGPC: Nesta funcionalidade o estoque atualizado do SNGPC pode ser visualizado.
  • Histórico de Movimentações do SNGPC: Nesta funcionalidade é possível solicitar relatórios gerais ou específicos (lote e período específico) de substância ou de medicamento – lembre-se que você pode atribuir o número do lote, data inicial e final para gerar o relatório com as movimentações.
  • Status de Transmissão do SNGPC: Esta funcionalidade permite visualizar status de inventários e de arquivos de movimentação, assim como conferir se determinada movimentação estava presente no arquivo que foi aceito – para abrir o arquivo XML, clique no hashidentificação desejado.
  • Gerar XML Inventário: Com esta funcionalidade é possível recuperar o último inventário finalizado.

Pontos que podem gerar problemas na hora de utilizar o SNGPC

Chegamos ao tópico final deste artigo. Possivelmente agora você já saberá como proceder com o SNGPC. Mas, antes de terminar, é importante alertarmos sobre quais são os possíveis erros que trarão problema na hora de utilizar o sistema.

Do cadastro, até o credenciamento e a transmissão de arquivos XML, conforme a ANVISA apresenta, dividiremos o uso do SNGPC em cinco fases. Desta forma apontaremos com maior clareza os problemas que poderão surgir em seu caminho.

Fase 1 e 2: Cadastro eletrônico da farmácia na ANVISA e atribuição de perfil do responsável técnico.

Nesta fase lembre-se que somente farmácias que possuem a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) de drogaria e farmácia podem acessar o SNGPC e conseguem associar perfil de acesso SNGPC-empresa para o farmacêutico/responsável técnico.

Caso não possua um CNAE entre em contato com a Receita Federal e solicite o CNAE secundário, após isso solicite orientação pelo telefone: 0800-642-9782

Ainda sobre a fase 2 e o sistema de segurança:

Se na hora de selecionar a empresa a ser representada sua farmácia não aparecer, é porque o campo “Data de Expiração” está preenchido com uma data já alcançada no cadastro do farmacêutico/responsável técnico.

Para corrigir o problema, na janela de “Cadastro de Usuários” digite o CPF do gestor de segurança/responsável técnico/farmacêutico e o sistema recuperará os dados do cadastro.

Em seguida, preencha os dados que restarem em branco e não se esqueça de aumentar a referida data no campo “Data de Expiração”.

  1. Caso não apareça o e-mail do responsável técnico nesta etapa é porque ele está cadastrado como gestor. E para gestor não se atribui perfil. Nesse caso o gestor de segurança deve ir ao sistema de segurança e desbloquear o gestor de segurança/responsável técnico/farmacêutico.
  2. E ainda: o e-mail do gestor de segurança pode estar igual ao e-mail da empresa, nesse caso altere um dos dois.

Fase 3: A farmácia adquire ou adapta um sistema que gere arquivos XML – sem essa fase não é possível fazer o inventário inicial.

Selecione uma empresa/programador de credibilidade, que assegure a qualidade do programa de computador instalado para geração de arquivos XML.

Lembre-se que a ANVISA e as Visas não podem indicar softwares e programadores para farmácias/drogarias.

Fase 4: O responsável técnico realiza o Inventário Inicial por meio de envio arquivo XML.

Lembre-se que os inventários devem ser feitos até sete dias anteriores à data de transmissão.

Fase 5: O responsável técnico envia periodicamente à ANVISA as movimentações através de arquivos XML.

Crédito de notificação receita:

Para medicamentos sob controle especial da Portaria 344/98 não é permitido.

Fracionamento de injetáveis:

De acordo com o Capítulo VII da Portaria 6/1999: “A comercialização por drogaria dos medicamentos à base de substâncias constantes das listas da Portaria SVS/MS n.º 344/98, e de suas atualizações, deve ser feita em suas embalagens originais, intactas e invioláveis”. Dessa forma, “não será permitido em drogarias o fracionamento das embalagens dos medicamentos de que trata o caput deste artigo”.

E no caso dos medicamentos na forma farmacêutica injetável?

“A dispensação poderá ser feita de acordo com o número de unidades constante da prescrição”. “O fracionamento somente será permitido em farmácias, inclusive as hospitalares ou de dispensação pública, quando realizado por farmacêutico e obedecidas as disposições da legislação específica”.

É permitido escriturar duas vezes a mesma notificação de receita? Somente para os seguintes casos:

Caso do Referência e Genérico;

Quando há caixas de lotes diferentes;

Quando uma apresentação for de 20 cp e a outra de 30 cp.

Como identificar se os problemas no SNGPC derivam do servidor da ANVISA?

Em geral, quando o problema ocorre no servidor da ANVISA duas mensagens poderão ser enviadas:

  1.  “Ocorreu um erro de cálculo” – no Relatório de Status de Transmissão.
  2. “Este é um erro indicativo de instabilidade no SNGPC”.

Caso seja informado que “ocorreu um erro de cálculo”, solicite à ANVISA a revalidação do referido arquivo por meio da central de atendimento no número: 0800-642-9782. E não se esqueça de guardar o protocolo de atendimento para fins de fiscalização.

Se o erro partir da instabilidade no SNGPC aguarde alguns minutos, tente novamente. Se persistir, entre em contato com a ANVISA.

Veja também: Como Preencher Receita Azul (tipo B) e Lista Atualizada

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